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出納檔案的保管規(guī)定是什么

張會貞中級會計師

出納檔案就是經(jīng)過整理后需要依法長期保存的會計資料。簡單地說，出納檔案就是由出納業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)組成的,按照法律和行政法規(guī)和部門規(guī)章以及單位內(nèi)部規(guī)定進行保存的出納業(yè)務(wù)資料。
出納檔案是會計檔案的組成部分，對于日后的檢查有著十分重要的意義。

1.出納檔案的組成

通常，與出納業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、各類憑證、銀行對賬單、各種作廢的票據(jù)及存根、出納盤點表、出納報告、出納工作交接書、檔案交接、保管和銷毀的相關(guān)文件。

2.存檔

建立出納檔案時，可按照資料的性質(zhì)、時間順序和會計人員的要求進行分類。參照憑證裝訂規(guī)范，將已分類的能夠裝訂的各種憑證、賬頁、表格和文件進行裝訂。再將裝訂成冊的出納資料,按照分類和時間順序進行編號,并登記封皮明細簽署姓名。
具體的存檔年限，按照相關(guān)法規(guī)和所在單位的規(guī)定執(zhí)行。

(二)出納檔案的管理

一個會計年度內(nèi)正在逐步形成的出納資料,由出納負責保管。一個會計年度結(jié)束后的一年內(nèi)，該年度的出納資料可由出納保管。此后，應當編造清冊移交會計或檔案管理部門存檔，不得再由出納負責保管。

裝訂成冊的會計憑證要按年度和月份的順序排列、放置。出納存檔資料的存放，應當符合安全、防火、防盜、防蟲、防潮的要求。借閱出納存檔資料，必須按規(guī)定報批獲準，并進行登記。復制出納存檔資料，必須按規(guī)定報批獲準，并進行登記。
不得拆撤、增補憑證，向外單位提供的原始憑證復印件，應當專門登記所復制的會計憑證名稱、張數(shù)，并由提供人員和接收人員共同簽名或蓋章。
交接出納存檔資料時，須嚴格執(zhí)行交接規(guī)定,逐件辦理清點、登記手續(xù)。出納資料存檔期滿，應按《會計檔案管理辦法》和所在單位規(guī)定，辦理銷毀報批手續(xù)，依照有關(guān)程序?qū)嵤╀N毀，不能自行銷毀。

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